有的時候承辦同仁打電話去的時候，可能理解或者是收到的訊息不見得是非常完整，把所獲得的訊息送過來到主秘室說這個公文並不是他們單位的權責，但是後來我們再去瞭解的時候，這個訊息就感覺到並不是接收這麼正確，發生過這樣的情形。我想過一個方法，不知道大家是不是覺得可行：如果同仁要退，因為剛剛的案例當中，他接到訊息打電話給對方發文單位之後，他覺得這個公文並不是他要辦理的，他就把這個公文退到總收發，然後就送到主秘室，附帶他所提的意見，這樣的流程過程中，有些單位的主管並不是很清楚，因為承辦單位就把這個文退回到總收發，是不是可以麻煩各位主管也可以幫忙，也就是在退文的過程中，以後總收文收到退文的時候，會請問同仁說這樣的退文動作，是單位主管有沒有確認過，也就是要請各單位主管確認這個文是不是不是真的單位要辦的，然後再退到主秘室，主秘再根據獲得的訊息再重新分派，這個是第一件事。